Encadrement et vie d’équipe – S’outiller dans la fonction administrative

Les secrétaires, assistantes, agents d’accueil, sont soumis à une « tension grandissante » dans l’exercice de leur travail. Ces professionnels comme d’autres témoignent d’une charge de travail qui s’intensifie. Un certain nombre de facteurs sont identifiés comme étant des facteurs pouvant perturber l’organisation, la qualité et le bien-être au travail.
Au quotidien, les personnels des services administratifs sont à la croisée d’interlocuteurs multiples dont les logiques d’action sont souvent différentes et pas toujours en phase. L’augmentation du  niveau d’exigence, la multiplicité des sollicitations internes et externes qu’ils reçoivent, les interruptions fréquentes dans l’exécution de leurs tâches, se conjuguent à la perte de lisibilité dans l’organisation de travail et une perte de repères quant au cœur de leur métier. Dispersion, surcharge émotionnelle et/ou informationnelle, papillonnage (…) peuvent ainsi empêcher la réalisation qualitative et quantitative du travail et peser comme une charge mentale.
La formation proposée est centrée sur le rapport au travail. Elle doit permettre  aux participants de se saisir de leviers d’actions qui les aideront à être plus à l’aise dans leur organisation et leur gestion du temps, mais également de travailler des éléments de communication et de positionnement personnel qui sont complémentaires et contribuent à alimenter des relations de travail plus sereines.

Objectifs :

• Mieux comprendre l’environnement de mon action professionnelle
• Décrypter son mode de fonctionnement en situation de travail et ajuster son positionnement professionnel
• Intégrer la dimension temporelle dans son organisation de travail
• S’approprier les principes de la communication interpersonnelle et développer son aisance relationnelle

Contenu :

• La perception de son poste de travail et la mesure des écarts
• Les situations génératrices de tension et/ou de désorganisation et leur impact
• Les réactions et comportement personnels face à la gestion du temps
• L’anticipation, la prévention et les modalités de gestion du temps
• La gestion des situations d’agressivité, quelle posture adopter ?
• L’affirmation de soi en situation professionnelle
• Expérimentation et appropriation des ressources personnelles à mobiliser

Formation par simulation possible

Objectifs :

• Cerner les représentations associées à l’accueil téléphonique ou physique, d’un usager agressif
• Mobiliser des compétences relationnelles pour gérer le risque d’agressivité

Contenu :

• Les situations à risque (sur le plan relationnel)
• Les émotions, le stress post traumatique
• Les niveaux d’agressions et ses conséquences
• Les signes d’alerte d’une situation à risque d’agressivité
• Les attitudes favorables à la gestion de l’agressivité

Objectifs :

• Mieux comprendre les réformes des tutelles de 2007 et 2019
• Identifier les incidences des réformes dans les pratiques Professionnelles et dans les relations avec les personnes protégées
• Développer des repères communs avec les mandataires judiciaires à la protection des majeurs

Contenu :

Module 1 • Le cadre juridique – 2 jours

• Ce que les réformes ont apporté (2007et 2019)
• Les droits des personnes protégées
• Le principe capacitaire des personnes protégées
• Le droit à l’information et le recueil du consentement
• Les différentes mesures de protection
• Les nouveaux outils, la place des écrits
• Les nouvelles fonctions du mandataire judiciaire à la protection des majeurs
• Intervenant: Professionnel du secteur tutélaire

Module 2 • Les relations avec les tiers – 1 jour

• Les attendus du Juge des tutelles
• Le lien possible avec les équipes administratives
• Intervenant: juges des tutelles

Module 3 • La connaissance des publics – 2 jours

• Les pathologies, la maladie psychique, les addictions
• Les conduites à tenir en cas de situations difficiles :
• Danger, urgence: de quoi parle-t-on?
• L’agressivité possible du public
• Intervenant: Professionnel du médical ou médicosocial
• Ce module 3 peut être proposé en formation par simulation

Module 4 • La fonction administratives – 1 jour

• Le dossier de la personne protégée (dossier papier, dossier numérique)
• La gestion électronique du dossier
• La propriété du dossier
• La confidentialité
• Le partage d’informations
• L’entourage de la personne protégée
• L’archivage du dossier
• Intervenant: Professionnel du secteur tutélaire